Note spese e rimborsi: dallo scontrino alla contabilità.
Pranzi con i clienti, hotel, treni, taxi, chilometri con l'auto propria: chi lavora fuori sede anticipa spese che poi l'azienda rimborsa. Con le regole sulla tracciabilità in vigore dal 2025 conviene gestirle con ordine. Ecco come.
1. Le regole da conoscere
- Pagamento tracciabile: dal 2025 le spese di vitto e alloggio e quelle per taxi e noleggio con conducente vanno pagate con carta o altri strumenti tracciabili. Se pagate in contanti l'azienda non le deduce e il rimborso diventa reddito tassato per il dipendente.
- Prova della spesa: per ogni spesa serve il documento (scontrino, ricevuta, fattura).
- Auto propria: il rimborso chilometrico si calcola con le tariffe ACI del veicolo.
- Deducibilità: dipende dalla categoria (per esempio vitto e alloggio, carburante, pedaggi).
2. Il flusso
- Chi viaggia apre la nota spese della trasferta e carica le spese con la foto dello scontrino.
- Il titolare o il responsabile la controlla e la approva (o la respinge spiegando il motivo).
- L'azienda rimborsa con bonifico o in busta paga.
Esempio di fantasia: Marco Esempio, tecnico di un'azienda, va da un cliente a 120 km: carica pranzo e parcheggio pagati con carta e i chilometri; il responsabile approva e il rimborso arriva con lo stipendio.
3. Come si fa in FattureNet
- In Contabilità → Note spese crei la nota e aggiungi le spese: dal telefono si apre direttamente la fotocamera per lo scontrino.
- Per i viaggi in auto indichi solo i chilometri: il rimborso si calcola con le tariffe ACI.
- Deducibilità, limiti di trasferta e obbligo di tracciabilità sono già impostati: se una spesa è stata pagata in contanti il gestionale lo segnala e mette il deducibile a zero.
- All'approvazione la spesa viene registrata in contabilità; il rimborso si registra con bonifico (il debito si chiude subito) o si aggancia alle paghe del mese.
- Per il commercialista c'è il riepilogo del periodo in PDF, CSV e XML.
Domande frequenti
Le spese di trasferta pagate in contanti sono rimborsabili?
Il rimborso è possibile, ma dal 2025 le spese di vitto, alloggio, taxi e noleggio con conducente pagate in contanti non sono deducibili per l'azienda e il rimborso è tassato per il dipendente.
Come si calcola il rimborso chilometrico?
Con le tariffe ACI del veicolo usato, moltiplicate per i chilometri percorsi per lavoro.
Il rimborso si può pagare in busta paga?
Sì: in alternativa al bonifico, il rimborso approvato si può agganciare alle paghe del mese.
Serve conservare gli scontrini?
Sì: ogni spesa deve essere documentata. Caricare la foto nella nota spese aiuta a non perderli.
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